Era teknologi saat ini tidak hanya menghasilkan internet cepat atau robot tetapi juga memberikan sebuah inovasi dalam hal pencatatan absensi karyawan. Inovasi ini secara tidak langsung menggeser sistem absensi tradisional yang tidak efektif dan efisien.
Aplikasi absensi online dinilai memiliki banyak manfaat bagi perusahaan terutama yang banyak memiliki karyawan di lapangan. Pasalnya, pada absen konvensional, seringkali terjadi kesalahan dan ketidakakuratan data absensi yang dapat merugikan perusahaan serta karyawan itu sendiri.
Keadaan inilah yang membuat banyak perusahaan akhirnya memilih untuk menggunakan aplikasi absensi online sebagai metode pendataan kehadiran karyawan.
Manfaat Absensi Online
Lalu, apa saja manfaat yang dirasakan perusahaan ketika menggunakan absensi online? Berikut kami sampaikan yangdikutip dari berbagai sumber.
- Membantu pekerjaan tim HR
HR atau sumber daya manusia (SDM) adalah divisi dalam perusahaan atau organisasi yang bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan tenaga kerja. Hal ini juga termasuk pendataan kehadiran karyawan setiap harinya.
Bayangkan, jika dalam satu perusahaan ada 500 karyawan yang melakukan absensi secara manual. Misalnya seluruh karyawan mengisi absen dengan benar, maka tidak ada masalah. Namun, seringkali ditemukan adanya kesalahan dari segi penulisan yang dilakukan oleh karyawan.
Oleh karena itu, hadirnya absensi online dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh manusia. Absensi online pun bisa dilakukan menggunakan sidik jari atau fingerprint, bisa juga dengan mengunduh suatu aplikasi. Sekarang ini, sudah banyak aplikasi absensi online mulai dari gratis hingga berbayar.
- Tingkat akurasi lebih baik
Seperti penjelasan sebelumnya, absensi manual rentan terhadap kesalahan manusia. Contohnya, hasil data yang tidak akurat dengan fakta yang ada. Mungkin ini terlihat mudah ditemukan solusinya, tetapi apabila hal ini terus berulang dampak yang paling mungkin terjadi adalah kurangnya perhitungan gaji karyawan.
Karena hal itu, melalui sistem aplikasi absensi online, karyawan hanya perlu berfoto atau menentukan lokasi untuk mencatat kehadiran. Dengan begitu, tim HR akan lebih mudah mengatur data dari seluruh karyawan di waktu yang bersamaan.
- Lebih efisien dan mudah memantau karyawan
Aplikasi absensi online dapat diakses di mana saja asalkan ada jaringan internet. Ini membuat waktu yang dibutuhkan untuk absensi lebih sedikit dan sudah pasti efisien bagi karyawan maupun perusahaan.
Selain itu, kegunaan lain dari sistem absensi online adalah memantau karyawan secara real-time. Memantau di sini maksudnya mengetahui jam kerja dan lokasi karyawan apakah sudah sesuai dengan peraturan perusahaan atau tidak.
Sebab, beberapa karyawan terkadang ada yang harus lembur atau pergi ke luar kantor untuk melakukan dinas. Adanya aplikasi absensi online dapat memudahkan keadaan seperti ini.
Kelebihan dan kekurangan absensi online
Selain adanya manfaat, ternyata ada juga kelebihan dan kekurangan dari aplikasi online ini. Simak kejelasannya berikut ini.
Kelebihan
Penerapan absensi online nyatanya tak hanya ramai di Indonesia, tapi di Amerika pun sama halnya. Menurut survei dari American Payroll Association, sekitar 65 persen dari organisasi maupun perusahaan telah atau sedang berusaha menggunakan sistem otomatis untuk merekam kehadiran guna mendukung proses penggajian.
- Lebih hemat pengeluaran. Poin ini sudah dibuktikan melalui studi Axsium Group yang menemukan bahwa sebuah organisasi bisa menghemat pengeluaran per karyawan hingga $1.600 atau sekitar Rp23 juta.
- Keamanan terjamin. Sebagian besar aplikasi absensi online dan fingerprint scanner mempunyai arsitektur atau sistem yang sangat aman.
- Produktivitas tidak terganggu. Dulu, saat masih menggunakan absensi manual saat kita ingin mengajukan cuti, pasti harus ada kertas yang perlu disiapkan untuk membawanya ke pimpinan atau tim HR. Melalui aplikasi absensi online, Anda hanya perlu mengirim pesan pada pimpinan atau tim HR, lalu isi form singkat alasan ingin cuti.
- Bebas dari kerumitan manajemen alur kerja. Untuk Anda yang bekerja secara shifting, penggunaan aplikasi absensi online memudahkan untuk melacak jadwal dan mengalokasikan pekerjaannya.
- Visibilitas. Kelebihan terakhir ini bermanfaat bagi pemberi kerja. Karena melalui aplikasi absensi online data karyawan seperti kinerjanya dapat dilihat, sehingga menyokong proses penilaian karyawan.
Kekurangan
Absensi online memang dinilai efektif dan efisien bagi beberapa perusahaan. Namun, bukan berarti sistem ini tidak memiliki kekurangan. Kamu bisa melihat kekurangan dari segi penggunaannya, yaitu aplikasi dan sidik jari atau fingerprint scanner.
- Sering gagal pada proses identifikasi absensi fingerprint scanner. Identifikasi pada alat fingerprint scanner memang paling sering terjadi kegagalan. Masalah ini bisa disebabkan oleh mesin yang kotor atau sistem pemindai yang mengalami penurunan fungsi.
- Biaya perbaikan dan perawatan absensi fingerprint scanner relatif mahal karena alat sidik jari memakai teknologi khusus, jika terjadi kerusakan maka biaya yang perlu dikeluarkan cukup banyak.
- Bentuk laporan data alat absensi fingerprint scanner harus diolah lagi secara manual. Umumnya, absensi sidik jari hanya memberikan data berupa file spreadsheet yang perlu diolah lebih lanjut. Keadaan ini merepotkan bila laporan diperlukan secepatnya.
- Dibutuhkan sinyal internet untuk aplikasi absensi online. Karyawan yang tidak memiliki kuota internet akan kesulitan untuk melakukan absensi. Ini menjadi permasalahan baru bagi perusahaan, entah dengan pemberian paket internet atau cara lain untuk solusi terbaiknya.
- Kamera handphone tidak jernih. Beberapa perusahaan mewajibkan karyawannya mengambil foto sebagai bukti absensi. Sayangnya, tidak semua karyawan mempunyai kamera handphone yang jernih dan memadai.
Penutup
Nah, demikian kami sampaikan tentang manfaat, kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online untuk perusahaan dan karyawan. Jika Anda sedang memilih layanan internet kantor, maka kami menyarankan untuk berlangganan Cyberlink Network.
ISP di Bekasi ini hadir dengan Layanan Cyberlink High Speed Internet. Layanan ini tidak hanya memberikan koneksi internet kantor yang cepat dan stabil, tetapi juga di dukung oleh Customer Support responsif yang selalu siap membantu mengatasi permasalahan koneksi internet kantor Anda.
Selain itu, demi menunjang aktivitas bisnis pelanggan, ISP di Bekasi itu memberikan jaminan konektivitas internet kantor hingga 99% uptime.
Dengan di dukung oleh 3 link backbone yang terhubung dalam data center, ISP di Bekasi itu menjamin koneksi internet kantor Anda akan menjadi lebih cepat dan stabil.
Apabila koneksi internet kantor Anda tidak mencapai SLA 99% uptime setiap bulannya, Anda akan mendapat potongan biaya berlangganan internet.
