Apakah Anda pernah mengetahui apa saja tugas dan jenis dari profesi staff administrasi?Mari kita bahas dibaha ini.
Sebagian dari kita pasti sudah familiar dengan profesi admin. Nah, admin sendiri adalah kependekan dari kata administrasi yang merupakan kerjasama. Administrasi berkaitan dengan bidang atau hal lainnya, seperti organisasi, manajemen, kebijakan, hubungan antar manusia, dan masih banyak lagi.
Secara umum, admin adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Admin tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.
Tugas dan Tanggung Jawab
Staff administrasi menjadi salah satu profesi populer yang bisa Anda pilih sebagai fresh graduate. Tidak peduli Anda berasal dari jurusan mana atau lulusan apa, Anda bisa berkarir sebagai seorang staff admin. Namun sebelum Anda melangkah lebih jauh, ada baiknya perlu mengetahui tugas dan tanggung jawab staff administrasi. Kami kumpulkan untuk Anda yang dikutip dari berbagai sumber.
1. Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas yang pertama yaitu mengelola dokumen perusahaan. Semua jenis dokumen yang ada di perusahaan menjadi tanggung jawab Anda untuk mengelolanya. Nantinya, Anda juga bertugas untuk mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut sehingga lebih tertata rapi.
2. Mengatur Jadwal Dan Akomodasi Perjalanan Kantor
Yang kedua, Anda memiliki tugas untuk mengatur jadwal dan akomodasi untuk perjalanan para eksekutif kantor. Ketika ada perjalanan ke luar daerah, baik itu ke luar kota maupun luar negeri, Anda bertanggung jawab untuk menyiapkan segala sesuatunya, termasuk tiket dan akomodasi lainnya.
3. Memastikan Persediaan Alat Tulis
Tugas yang ketiga yaitu memastikan persediaan alat tulis kantor. Kantor Anda tentu memiliki alat-alat tulis yang habis pakai. Jika ada alat tulis yang habis, Anda bertanggung jawab untuk mengadakan persediaan.
4. Mengelola Data-Data Perusahaan
Yang keempat, Anda bertugas mengelola data-data perusahaan. Semua data-data kantor, seperti nama karyawan, jabatan, hingga nomor telepon penting adalah tugas Anda untuk mengelolanya.
5. Membuat Dan Mengelola Surat Menyurat
Tugas lainnya dari seorang staff administrasi adalah membuat dan mengelola surat. Jika kantor membutuhkan surat keluar, maka Anda yang akan membuatnya. Jika ada surat masuk, Anda juga yang akan menerimanya dan menyampaikannya kepada yang bersangkutan.
6. Membuat Agenda Perusahaan
Yang keenam, Anda memiliki tugas untuk membuat agenda atau jadwal di perusahaan. Misalnya agenda rapat, upgrading, agenda makan bersama, dan agenda-agenda penting lainnya.
7. Menjawab Panggilan Telepon
Yang ketujuh, seorang staff administrasi juga memiliki tugas untuk menerima panggilan telepon. Jika ada panggilan telepon yang masuk, Anda yang akan pertama kali menerimanya untuk kemudian diteruskan kepada yang bersangkutan.
8. Mencatat Notulensi Rapat
Tugas staff administrasi berikutnya adalah mencatat notulensi rapat. Anda akan ikut rapat perusahaan dan mencatat notulensi atau hasil rapat yang Anda ikuti.
9. Menyambut Tamu Perusahaan
Tugas lainnya adalah menyambut tamu perusahaan. Jika ada kunjungan tamu dari perusahaan lain atau tamu dari manapun, Anda yang bertanggung jawab untuk menyambut tamu tersebut.
10. Berkoordinasi Dengan Divisi Lain
Yang terakhir, Anda memiliki tugas untuk berkoordinasi dengan divisi lain. Hal ini terkait dengan jadwal yang akan Anda buat untuk segala sesuatu dan juga untuk memudahkan tugas Anda sebagai staff administrasi.
Jenis-Jenis Administrasi
Setelah Anda mengetahui tugas dan tanggung jawab yang wajib dijalani seorang administrasi, maka sekarang kami beritahukan ke Anda jenis-jenis administrasi yang sesuai dengan kebutuhan.
1. Admin HR
Ini adalah posisi entry level dalam departemen HR. Biasanya memiliki fungsi merekap segala jenis administrasi tentang HR. Seperti: Absensi, overtime, cuti, keterlambatan, rekap data manpower, dll.
2. Admin HSE/Safety
Ini adalah posisi entry level dari departemen HSE. Biasanya memiliki fungsi merekap dan mempersiapkan segala jenis administrasi tentang HSE.
Seperti : merekap inspeksi harian, merekap keperluan APD, merekap keperluan seragam dll.
3. Admin Project
Ini adalah posisi yang cukup krusial dalam sebuah project. Jobdesknya bisa mencakup administrasi karyawan project, administrasi produksi dalam project tersebut, dll. Penempatannya selalu dalam project tertentu.
4. Admin Tender
Ini kebalikan dari admin project, biasanya admin tender berada di kantor utama. Berhubungan dengan kontrak klien, persiapan proposal, lalu dokumen untuk lelang tender, hingga tender tersebut goal sesuai keinginan.
5. Admin purchasing.
Level entry dari departemen purchasing. Biasanya mengurus administrasi pemesanan barang (PO) sesuai permintaan.
6. Admin legal.
Level entry dari departemen legal. Biasanya mengurus administrasi legal, seperti inventarisasi dokumen legalitas perusahaan, merekap kontrak, dll.
7. Admin Produksi.
Pasti selalu berhubungan dengan rekap merekap hasil produksi.
8. Admin Gudang
Biasanya mengurus kegiatan rekap merekap keluar masuk barang di gudang. Biasanya bekerja sama dengan Admin Purchasing
9. General Admin.
Biasanya menghandle kegiatan admin secara umum.
10. Admin Finance/Accounting
Hubungannya dengan rekap merekap administrasi finance/accounting sih.
___
Rekomendasi:
Nah, jika Anda sedang memilih layanan internet di Bekasi Selatan yang cocok untuk perusahaan, maka kami menyarankan untuk berlangganan Cyberlink Network, ISP Cikarang.
ISP Cikarang ini hadir dengan Layanan Cyberlink High Speed Internet. Layanan ini tidak hanya memberikan koneksi internet cepat dan stabil, tetapi juga di dukung oleh Customer Support responsif yang selalu siap membantu mengatasi permasalahan koneksi internet Anda.
Selain itu, demi menunjang aktivitas bisnis pelanggan, ISP Cikarang itu memberikan jaminan konektivitas hingga 99% uptime.
Dengan di dukung oleh 3 link backbone yang terhubung dalam data center, ISP Cikarang itu menjamin koneksi internet di perusahaan Anda akan menjadi lebih cepat dan stabil.
Apabila koneksi internet Anda tidak mencapai SLA 99% uptime setiap bulannya, maka Anda akan mendapat potongan biaya berlangganan internet dari ISP Cikarang itu.
