Virtual Office – Di tengah perekonomian Indonesia yang belum sepenuhnya stabil akibat pandemi Covid 19, kebutuhan akan kantor untuk mengembangkan bisnis dan mendapatkan penghasilan tetap meninggi.
Disisi lain harga properti yang semakin meningkat, baik untuk disewa maupun dibeli, baik bangunan kantor maupun bangunan hunian. Sehingga penggunaan Virtual Office dirasa paling tepat untuk menghadapi kondisi-kondisi seperti ini. Seiring berjalannya waktu, Virtual Office semakin diminati oleh para pengusaha.
Apa itu Virtual Office?
Virtual Office sebagai jawaban atas keinginan banyak orang untuk membangun usaha. Tren model kantor virtual ini naik cukup signifikan karena mampu mengakomodasi kebutuhan para pengusaha atas gedung perkantoran.
Virtual Office adalah fasilitas penyewaan kantor secara virtual, dimana para penyewa hanya berhak memiliki alamat dari kantor tersebut tapi tidak memiliki ruangan secara fisik di kantor tersebut.
Walau secara umum serupa dengan kantor konvensional, ada beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Virtual Office. Hal ini tidak lepas dari sifatnya yang virtual dan tidak memiliki gedung fisik. Dilansir dari Kendlebell Kimmage, ada 4 Karakteristik dari kantor virtual secara umum yakni:
1. Layanan menjawab telepon
Virtual Office bisa mempertahankan fungsinya sebagai kantor biasa dengan baik. Salah satunya adalah layanan menjawab telepon seperti resepsionis pada umumnya yang dilakukan secara profesional.
Telepon yang masuk akan dialihkan pada perusahaan yang dicari. Oleh karena itu perusahaan Anda akan memiliki nomor sendiri untuk urusan administrasi, korespondensi, dan kebutuhan dengan klien.
Virtual Office juga bisa menyediakan nomor telepon khusus bagi perusahaan Anda. Nomor telepon tersebut dapat diprogram untuk dijawab oleh resepsionis atau langsung dialihkan pada telepon Anda. Pilihan tersebut tentu bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda.
2. Ruang Pertemuan
Seperti karakteristik pada kantor umumnya, ruang pertemuan adalah aspek yang sangatlah penting saat ingin bertemu dengan para Klien, Investor, maupun Rekan Usaha lainnya.
Maka Virtual Office juga akan menyediakan layanan Ruang Pertemuan dimana tamu Anda akan diarahkan pada saat tiba dikantor pertama kali, dan Anda bisa menggunakan ruang pertemuan seperti kantor pada umumnya. Ruang Pertemuan ini akan memiliki fasilitas yang berbeda-beda.
3. Fleksibel
Jam kerja di kantor virtual tidak terpaku pada jadwal seperti kantor pada umumnya. Karyawan bisa dengan fleksibel di mana saja dan kapan saja bekerja.
Hal ini tentu berpengaruh pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Mereka bisa menghemat uang yang habis untuk transportasi atau untuk makan. Selain itu mereka juga tidak perlu terjebak berlama-lama di kemacetan atau transportasi publik.
4. Alamat sendiri
Kantor virtual menyediakan alamat yang kredibel dan profesional untuk kebutuhan bisnis. Fungsinya bisa digunakan sebagai legalitas dan kredibilitas di mata klien.
Memiliki alamat resmi tentu penting bagi operasional perusahaan, bahkan untuk strategi pemasaran alamat resmi sangat dibutuhkan. Beberapa layanan Virtual Office bahkan menyediakan layanan di pusat bisnis dan perkotaan yang membuat kantor menjadi lebih prestise.
5. Layanan Surat Menyurat
Tentunya dengan menggunakkan alamat Virtual Office pada Legalitas dan Website perusahaan, tidak dapat dihindari adanya surat ataupun paket yang tiba di lokasi perusahaan.
Maka sangatlah penting untuk perusahaan Virtual Office dalam menyediakan layanan Surat Menyurat. Dimana surat ataupun paket yang datang akan diterima oleh seorang Resepsionis Profesional dan akan dicatat kedalam sistem.
Dengan Sistem yang telah terintegrasi dengan kontak Klien Virtual Office, anda akan mendapatkan notifikasi surat tersebut secepatnya
Manfaat Yang Bisa Dirasakan
Manfaat dari kantor virtual tidak hanya bisa dirasakan Anda sendiri sebagai pebisnis, bahkan karyawan juga merasakan manfaatnya. Hal ini tentu berpengaruh pada operasional serta kinerja tim Anda. Lalu apa saja manfaat dari Virtual Office, berikut ini adalah ulasannya.
1. Tidak perlu datang ke kantor
Hasil survei membuktikan bahwa setiap orang pada umumnya menghabiskan waktu mereka saat pergi dan pulang kerja. Namun, saat perusahaan menggunakan kantor virtual maka mereka tidak akan membutuhkan perjalanan ke kantor, bermacet-macetan, dan bertemu polusi udara yang mengganggu.
Hal tersebut secara tidak langsung berdampak buruk pada fisik dan kesehatan mental seseorang. Bahkan tidak jarang, banyak karyawan yang merasa stres karena perjalanan ke kantor yang selalu macet dan penuh polusi.
Dengan adanya kantor virtual, mereka bisa fokus bekerja sehingga produktivitas mereka meningkat. Seluruh pekerjaan bisa dilakukan secara online dan tidak perlu bertemu secara langsung.
Fungsi pengawasan dari atasan tetap bisa dilakukan dengan melihat hasil kerja dari timnya. Produktivitas, kinerja, dan target yang ingin dicapai tentu tetap terjamin walau tidak bertemu di kantor.
2. Karyawan lebih mudah aktif
Beberapa tahun yang lalu, para peneliti di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sydney di Australia merilis sebuah penelitian mengenai dunia kerja. Hasil penelitian tersebut menemukan bahwa duduk di meja selama lebih dari 11 jam sehari meningkatkan risiko kematian. Peningkatannya bahkan hingga 40% jika hal tersebut dilakukan selama tiga tahun.
Hal tersebut menjadi salah satu dampak buruk akibat keterbatasan waktu untuk melakukan rutinitas lain. Mereka yang bekerja secara virtual dengan layanan Virtual Office tidak diharuskan untuk duduk di depan komputer setiap harinya.
Pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh membuat mereka memiliki banyak waktu untuk bekerja dari Cafe, Restaurant, Rumah, Taman, Dapur, dan lebih banyak lagi.
3. Waktu yang fleksibel
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, menggunakan kantor virtual maka waktu kerja Anda dan karyawan menjadi lebih fleksibel. Banyak pekerja yang mencari waktu yang fleksibel ketika bekerja.
Hal ini dikarenakan waktu yang fleksibel membuat mereka bisa produktif dengan pekerjaan kantor dan pekerjaan rumah seperti berkumpul bersama keluarga, berolahraga, dan masih banyak lagi.
4. Biaya overhead yang sedikit
Tidak ada sewa kantor, tidak ada biaya utilitas, tidak ada perangkat keras, dan tidak ada biaya yang harus dikeluarkan saat ada peralatan kantor atau bangunan yang rusak. Kantor virtual memang memberikan kemudahan bagi para pebisnis untuk memiliki kantor dengan biaya overhead yang sedikit.
Biaya tersebut bisa Anda alokasikan untuk mendukung operasional bisnis yang lain. Dengan begitu Anda tidak perlu lagi memikirkan biaya-biaya lain, sehingga fokus pada biaya esensial yang berpengaruh langsung pada kinerja bisnis.
5. Meningkatkan produktivitas
Tugas Anda hanya memantau kinerja karyawan agar bekerja sesuai dengan prosedur yang berlaku. Mereka hanya ke kantor jika ingin bertemu klien atau ada hal penting lainnya.
Kondisi ini membuat produktivitas menjadi meningkat. Baik itu secara individu maupun secara operasional bisnis. Jika karyawan memenuhi atau melampaui tujuan mereka, maka mereka mempertahankan pekerjaannya.
Walau bekerja secara virtual, Anda bisa menetapkan rancangan dan capaian kerja. Tujuannya tentu untuk memudahkan fungsi Anda dalam mengawasi serta mengevaluasi kerja tim.
Hal ini tentu bisa berpengaruh juga pada kinerja dan produktivitas mereka. Tanpa bertemu sama sekali bukan menjadi sebuah masalah yang krusial. Kinerja dan produktivitas bisa Anda awasi dengan membuat target-target yang ingin dicapai.
___________________
Nah, sekarang Anda lebih paham apa itu virtual office dan apa manfaatnya. Kemudian, jika Anda sedang memilih layanan internet terbaik di Cikarang, maka, kami menyarankan untuk berlangganan Cyberlink Network, ISP di Cikarang.
ISP di Cikarang ini hadir dengan Layanan Cyberlink High Speed Internet. Layanan ini tidak hanya memberikan koneksi internet cepat dan stabil, tetapi juga di dukung oleh Customer Support responsif yang selalu siap membantu mengatasi permasalahan koneksi internet Anda.
Selain itu, demi menunjang aktivitas bisnis pelanggan, ISP di Cikarang itu juga memberikan jaminan konektivitas hingga 99% uptime.
Dengan di dukung oleh 3 link backbone yang terhubung dalam data center, ISP di Cikarang itu menjamin koneksi internet di perusahaan Anda akan menjadi lebih cepat dan stabil.
Apabila koneksi internet Anda tidak mencapai SLA 99% uptime setiap bulannya, maka Anda akan mendapat potongan biaya berlangganan internet dari ISP di Cikarang itu.
